A criação de uma conta Keldoc não apresenta dificuldade técnica, mas sua configuração ideal exige o domínio de alguns parâmetros que a maioria dos guias ignora. Detalhamos aqui as configurações que fazem a diferença entre uma agenda funcional e uma agenda realmente integrada à sua prática diária.
Configuração dos motivos de consulta e horários no Keldoc
O primeiro reflexo após a criação da conta consiste em configurar os motivos de consulta. Cada motivo corresponde a um tipo de consulta (consulta clássica, acompanhamento, urgência, teleconsulta) ao qual você atribui uma duração específica. Um motivo mal calibrado desorganiza toda a sua programação semanal.
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Recomendamos criar motivos distintos para novos pacientes e pacientes conhecidos. A duração alocada difere, e essa separação evita horários muito curtos que geram atrasos em cascata. O Keldoc também permite restringir alguns motivos à marcação de consultas por telefone, o que mantém o controle sobre consultas longas ou sensíveis.
A configuração dos horários funciona por faixas recorrentes. Você define suas disponibilidades por meio período, dia a dia. Cada faixa pode ser associada a um ou mais motivos. Um ponto frequentemente negligenciado: os horários reservados para urgências devem ser configurados separadamente para não serem absorvidos pela marcação de consultas online clássica.
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Para aprofundar cada etapa da configuração inicial, é útil gerenciar minha conta Keldoc com Bem e Você antes de passar para as configurações avançadas da agenda.
Conta Keldoc e compatibilidade com o Ségur do numérique
Os artigos concorrentes apresentam o Keldoc como uma simples ferramenta de agendamento. Na prática, a plataforma se insere em um ecossistema mais amplo relacionado ao Ségur du numérique em saúde. Se seu software de consultório é rotulado Ségur, a coerência entre sua agenda Keldoc e suas ferramentas profissionais condiciona a fluidez do percurso do paciente.
Ao configurar sua conta, verifique três pontos técnicos:
- A compatibilidade do Keldoc com seu software de gestão de consultório (sincronização bidirecional de consultas, importação de fichas de pacientes)
- A conexão com Mon Espace Santé e MSSanté para a transmissão segura de documentos ao paciente após a consulta
- A conformidade de seus parâmetros de dados pessoais com as exigências HDS (hospedagem de dados de saúde) que o Keldoc aplica do lado do servidor
Essa verificação leva alguns minutos, mas evita incoerências entre a agenda online e o software profissional. Uma consulta agendada no Keldoc que não aparece em seu software de consultório cria duplicatas ou esquecimentos.
Gestão de lembretes SMS e notificações para pacientes no Keldoc
O sistema de lembretes é um dos mecanismos mais eficazes contra consultas não comparecidas. O Keldoc envia lembretes por SMS e por e-mail, mas sua ativação e personalização são feitas nas configurações da conta profissional.
Você pode ativar ou desativar independentemente os lembretes SMS e os lembretes por e-mail. Observamos que o SMS continua sendo o canal com a melhor taxa de leitura para os pacientes. A desativação apenas do e-mail não apresenta problemas, mas excluir o SMS aumenta significativamente a taxa de ausência.
Questionário de pré-consulta
O Keldoc oferece um questionário de pré-consulta enviado automaticamente ao paciente após a marcação da consulta. Este formulário, configurável a partir do seu espaço, permite coletar as informações úteis antes da consulta (motivo detalhado, antecedentes, documentos a serem trazidos).
O questionário reduz o tempo administrativo no início da consulta e estrutura o motivo da visita. Sua configuração está na seção “Comunicação com o paciente” do espaço profissional.
Ausências, férias e substitutos na agenda Keldoc
A gestão de ausências no Keldoc vai além do simples bloqueio de horários. Quando você cria uma ausência, a plataforma propõe notificar automaticamente os pacientes já inscritos nos horários afetados. Três ações são possíveis em uma ausência registrada: movê-la, cancelá-la ou consultar o histórico de modificações.
Para as substituições, o Keldoc permite atribuir temporariamente sua agenda a um colega. O substituto tem acesso aos horários e às fichas de pacientes durante o período definido, sem modificar seus parâmetros permanentes. Cada ação em uma ausência ou substituição é registrada em um histórico consultável.
Gestão multi-sites para instituições de saúde
Os profissionais que atuam em várias estruturas (consultório particular, clínica, hospital) podem vincular sua conta Keldoc a várias instituições. Cada local tem suas próprias faixas horárias e motivos. O paciente vê as disponibilidades por site, o que evita confusões de localização.
Segurança da conta e dados de saúde na plataforma Keldoc
A segurança da conta baseia-se em mecanismos clássicos, mas cuja configuração merece atenção. A senha deve respeitar as recomendações da CNIL para contas que dão acesso a dados de saúde de caráter pessoal. Recomendamos ativar a verificação em duas etapas se a opção estiver disponível em seu espaço.
No lado do paciente, os dados coletados durante a marcação da consulta (nome, motivo, contatos) são hospedados em um prestador certificado HDS. O profissional permanece responsável pelo tratamento no sentido do RGPD. Verifique se sua ficha pública no Keldoc não contém informações desatualizadas (endereço, especialidade, convenção), pois esses dados influenciam o ranqueamento do seu perfil no motor de busca da plataforma.
Uma conta Keldoc bem configurada desde o início limita os ajustes posteriores e os erros de programação. A maioria das falhas que observamos provém de motivos de consulta mal definidos ou de lembretes SMS desativados inadvertidamente. Reserve um tempo para percorrer cada seção das configurações antes de abrir sua agenda para a marcação de consultas online.