Die Erstellung eines Keldoc-Kontos ist technisch unproblematisch, aber die optimale Konfiguration erfordert das Verständnis einiger Parameter, die die meisten Anleitungen nur streifen. Hier erläutern wir die Einstellungen, die den Unterschied zwischen einem funktionalen Kalender und einem Kalender ausmachen, der tatsächlich in Ihre tägliche Praxis integriert ist.
Konfiguration der Konsultationsgründe und Zeitfenster auf Keldoc
Der erste Reflex nach der Erstellung des Kontos besteht darin, die Konsultationsgründe zu konfigurieren. Jeder Grund entspricht einem bestimmten Termin (klassische Konsultation, Nachsorge, Notfall, Telekonsultation), dem Sie eine spezifische Dauer zuweisen. Ein schlecht kalibrierter Grund stört den gesamten wöchentlichen Zeitplan.
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Wir empfehlen, separate Gründe für neue Patienten und bekannte Patienten zu erstellen. Die zugewiesene Dauer unterscheidet sich, und diese Trennung vermeidet zu kurze Zeitfenster, die zu Kettenverzögerungen führen. Keldoc ermöglicht es auch, bestimmte Gründe auf die Terminvereinbarung per Telefon zu beschränken, was die Kontrolle über lange oder sensible Konsultationen behält.
Die Konfiguration der Zeitfenster erfolgt in wiederkehrenden Blöcken. Sie definieren Ihre Verfügbarkeiten halbtags, Tag für Tag. Jeder Block kann einem oder mehreren Gründen zugeordnet werden. Ein oft vernachlässigter Punkt: Die für Notfälle reservierten Zeitfenster müssen separat konfiguriert werden, um nicht von der klassischen Online-Terminvereinbarung absorbiert zu werden.
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Um jeden Schritt der anfänglichen Konfiguration zu vertiefen, ist es nützlich, mein Keldoc-Konto mit Bien et Vous zu verwalten, bevor Sie zu den erweiterten Einstellungen des Kalenders übergehen.
Keldoc-Konto und Kompatibilität mit dem Ségur du numérique
Die konkurrierenden Artikel präsentieren Keldoc als ein einfaches Terminvereinbarungstool. In der Praxis ist die Plattform Teil eines größeren Ökosystems, das mit dem Ségur du numérique en santé verbunden ist. Wenn Ihre Praxissoftware mit dem Ségur-Label ausgezeichnet ist, bestimmt die Kohärenz zwischen Ihrem Keldoc-Kalender und Ihren beruflichen Werkzeugen die Fluidität des Patientenpfades.
Bei der Konfiguration Ihres Kontos überprüfen Sie drei technische Punkte:
- Die Kompatibilität von Keldoc mit Ihrer Praxisverwaltungssoftware (bidirektionale Synchronisation der Termine, Import der Patientendaten)
- Die Verbindung mit Mon Espace Santé und MSSanté für die sichere Übertragung von Dokumenten an den Patienten nach der Konsultation
- Die Übereinstimmung Ihrer persönlichen Dateneinstellungen mit den HDS-Anforderungen (Gesundheitsdatenhosting), die Keldoc serverseitig anwendet
Diese Überprüfung dauert einige Minuten, verhindert jedoch Inkonsistenzen zwischen dem Online-Kalender und der beruflichen Software. Ein auf Keldoc vereinbarter Termin, der nicht in Ihrer Praxissoftware erscheint, führt zu Doppelbuchungen oder Vergessen.
Verwaltung von SMS-Erinnerungen und Patientenbenachrichtigungen auf Keldoc
Das Erinnerungssystem ist eines der effektivsten Mittel gegen nicht wahrgenommene Termine. Keldoc sendet Erinnerungen per SMS und E-Mail, aber deren Aktivierung und Personalisierung erfolgt in den Einstellungen des professionellen Kontos.
Sie können die SMS-Erinnerungen und die E-Mail-Erinnerungen unabhängig aktivieren oder deaktivieren. Wir beobachten, dass SMS der Kanal mit der besten Lesebewertung für die Patienten bleibt. Die Deaktivierung der E-Mail allein ist unproblematisch, aber das Löschen der SMS erhöht erheblich die Abwesenheitsquote.
Fragebogen zur Vorabkonsultation
Keldoc bietet einen automatisch an den Patienten gesendeten Fragebogen zur Vorabkonsultation an, der nach der Terminvereinbarung versendet wird. Dieses Formular, das von Ihrem Bereich aus konfiguriert werden kann, ermöglicht es, nützliche Informationen vor der Konsultation zu sammeln (detaillierter Grund, Vorgeschichte, mitzubringende Dokumente).
Der Fragebogen reduziert die administrative Zeit zu Beginn der Konsultation und strukturiert den Besuchsgrund. Seine Konfiguration befindet sich im Abschnitt “Patientenkommunikation” Ihres professionellen Bereichs.
Abwesenheiten, Urlaub und Vertretungen im Keldoc-Kalender
Die Verwaltung von Abwesenheiten auf Keldoc geht über das bloße Blockieren von Zeitfenstern hinaus. Wenn Sie eine Abwesenheit erstellen, bietet die Plattform an, die bereits für die betroffenen Zeitfenster angemeldeten Patienten automatisch zu benachrichtigen. Drei Aktionen sind bei einer registrierten Abwesenheit möglich: sie verschieben, sie stornieren oder den Änderungsverlauf einsehen.
Für Vertretungen ermöglicht Keldoc, Ihr Kalender vorübergehend einem Kollegen zuzuweisen. Der Vertreter hat während des festgelegten Zeitraums Zugriff auf die Zeitfenster und die Patientendaten, ohne Ihre permanenten Einstellungen zu ändern. Jede Aktion zu einer Abwesenheit oder Vertretung wird in einem einsehbaren Verlauf protokolliert.
Multi-Site-Verwaltung für Gesundheitseinrichtungen
Praktizierende, die in mehreren Einrichtungen (freie Praxis, Klinik, Krankenhaus) tätig sind, können ihr Keldoc-Konto mehreren Einrichtungen zuordnen. Jeder Standort hat seine eigenen Zeitfenster und Gründe. Der Patient sieht die Verfügbarkeiten nach Standort, was Verwirrungen bezüglich des Standorts vermeidet.
Sicherheit des Kontos und Gesundheitsdaten auf der Keldoc-Plattform
Die Sicherheit des Kontos basiert auf klassischen Mechanismen, deren Konfiguration jedoch Aufmerksamkeit erfordert. Das Passwort muss die Empfehlungen der CNIL für Konten, die Zugang zu personenbezogenen Gesundheitsdaten gewähren, einhalten. Wir empfehlen, die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren, wenn die Option in Ihrem Bereich verfügbar ist.
Auf der Patientenseite werden die bei der Terminvereinbarung gesammelten Daten (Name, Grund, Kontaktdaten) bei einem HDS-zertifizierten Anbieter gehostet. Der Praktiker bleibt gemäß der DSGVO für die Verarbeitung verantwortlich. Überprüfen Sie, dass Ihr öffentliches Profil auf Keldoc keine veralteten Informationen (Adresse, Fachgebiet, Vertragsstatus) enthält, da diese Daten das Ranking Ihres Profils in der Suchmaschine der Plattform beeinflussen.
Ein gut konfiguriertes Keldoc-Konto von Anfang an minimiert spätere Anpassungen und Planungsfehler. Die Mehrheit der Probleme, die wir feststellen, resultiert aus schlecht definierten Konsultationsgründen oder versehentlich deaktivierten SMS-Erinnerungen. Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Abschnitt der Einstellungen zu durchlaufen, bevor Sie Ihren Kalender für die Online-Terminvereinbarung öffnen.