La creazione di un account Keldoc non presenta difficoltà tecniche, ma la sua configurazione ottimale richiede di padroneggiare alcuni parametri che la maggior parte delle guide tralascia. Qui di seguito dettagliamo le impostazioni che fanno la differenza tra un’agenda funzionale e un’agenda realmente integrata nella vostra pratica quotidiana.
Impostazione dei motivi di consultazione e fasce orarie su Keldoc
Il primo riflesso dopo la creazione dell’account consiste nel configurare i motivi di consultazione. Ogni motivo corrisponde a un tipo di appuntamento (consultazione classica, follow-up, urgenza, teleconsultazione) a cui si attribuisce una durata specifica. Un motivo mal calibrato disorganizza l’intero piano settimanale.
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Consigliamo di creare motivi distinti per i nuovi pazienti e i pazienti già conosciuti. La durata assegnata è diversa, e questa separazione evita fasce troppo brevi che generano ritardi a catena. Keldoc consente anche di limitare alcuni motivi alla prenotazione telefonica, mantenendo il controllo sulle consultazioni lunghe o sensibili.
La configurazione delle fasce orarie funziona per intervalli ricorrenti. Definite le vostre disponibilità per mezza giornata, giorno per giorno. Ogni intervallo può essere associato a uno o più motivi. Un punto spesso trascurato: le fasce riservate alle urgenze devono essere impostate separatamente per non essere assorbite dalla prenotazione online classica.
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Per approfondire ogni fase della configurazione iniziale, è utile gestire il mio account Keldoc con Bien et Vous prima di passare alle impostazioni avanzate dell’agenda.
Account Keldoc e compatibilità con il Ségur del digitale
Gli articoli concorrenti presentano Keldoc come un semplice strumento di prenotazione. In pratica, la piattaforma si inserisce in un ecosistema più ampio legato al Ségur del digitale in salute. Se il vostro software di studio è etichettato Ségur, la coerenza tra il vostro agenda Keldoc e i vostri strumenti professionali condiziona la fluidità del percorso del paziente.
Durante la configurazione del vostro account, verificate tre punti tecnici:
- La compatibilità di Keldoc con il vostro software di gestione dello studio (sincronizzazione bidirezionale degli appuntamenti, importazione delle schede paziente)
- La connessione con Mon Espace Santé e MSSanté per la trasmissione sicura di documenti al paziente dopo la consultazione
- La conformità delle vostre impostazioni sui dati personali con i requisiti HDS (hosting di dati sanitari) che Keldoc applica sul server
Questa verifica richiede alcuni minuti ma evita incoerenze tra l’agenda online e il software professionale. Un appuntamento preso su Keldoc che non appare nel vostro software di studio crea duplicati o dimenticanze.
Gestione dei promemoria SMS e notifiche paziente su Keldoc
Il sistema di promemoria costituisce uno dei leve più efficaci contro gli appuntamenti non rispettati. Keldoc invia promemoria via SMS e via e-mail, ma la loro attivazione e personalizzazione avvengono nelle impostazioni dell’account professionale.
Potete attivare o disattivare indipendentemente i promemoria SMS e i promemoria e-mail. Osserviamo che l’SMS rimane il canale con il miglior tasso di lettura per i pazienti. La disattivazione dell’e-mail da sola non crea problemi, ma eliminare l’SMS aumenta sensibilmente il tasso di assenza.
Questionario di pre-consultazione
Keldoc propone un questionario di pre-consultazione inviato automaticamente al paziente dopo la prenotazione. Questo modulo, configurabile dal vostro spazio, consente di raccogliere le informazioni utili prima della consultazione (motivo dettagliato, precedenti, documenti da portare).
Il questionario riduce il tempo amministrativo all’inizio della consultazione e struttura il motivo della visita. La sua configurazione si trova nella sezione “Comunicazione paziente” dello spazio professionale.
Assenze, ferie e sostituzioni nell’agenda Keldoc
La gestione delle assenze su Keldoc va oltre il semplice blocco delle fasce orarie. Quando create un’assenza, la piattaforma propone di notificare automaticamente i pazienti già iscritti nelle fasce interessate. Tre azioni sono possibili su un’assenza registrata: spostarla, annullarla o consultare la cronologia delle modifiche.
Per le sostituzioni, Keldoc consente di attribuire temporaneamente la vostra agenda a un collega. Il sostituto accede alle fasce orarie e alle schede paziente durante il periodo definito, senza modificare le vostre impostazioni permanenti. Ogni azione su un’assenza o una sostituzione è tracciata in una cronologia consultabile.
Gestione multi-sito per le strutture sanitarie
I professionisti che operano in più strutture (studio privato, clinica, ospedale) possono collegare il loro account Keldoc a più stabilimenti. Ogni luogo dispone delle proprie fasce orarie e motivi. Il paziente vede le disponibilità per sito, evitando confusioni di localizzazione.
Sicurezza dell’account e dati sanitari sulla piattaforma Keldoc
La sicurezza dell’account si basa su meccanismi classici ma la cui configurazione merita attenzione. La password deve rispettare le raccomandazioni della CNIL per gli account che danno accesso a dati sanitari di carattere personale. Raccomandiamo di attivare la verifica in due passaggi se l’opzione è disponibile nel vostro spazio.
Dal lato paziente, i dati raccolti durante la prenotazione (nome, motivo, contatti) sono ospitati presso un fornitore certificato HDS. Il professionista rimane responsabile del trattamento ai sensi del RGPD. Verificate che la vostra scheda pubblica su Keldoc non contenga informazioni obsolete (indirizzo, specialità, convenzionamento), poiché questi dati influenzano il posizionamento del vostro profilo nel motore di ricerca della piattaforma.
Un account Keldoc ben configurato fin dall’inizio limita gli aggiustamenti successivi e gli errori di pianificazione. La maggior parte dei malfunzionamenti che riscontriamo proviene da motivi di consultazione mal definiti o da promemoria SMS disattivati per errore. Prendetevi il tempo di esaminare ogni sezione delle impostazioni prima di aprire la vostra agenda alla prenotazione online.