Het aanmaken van een Keldoc-account is technisch gezien niet moeilijk, maar de optimale configuratie vereist dat je enkele parameters beheerst die de meeste gidsen oppervlakkig behandelen. We beschrijven hier de instellingen die het verschil maken tussen een functionele agenda en een agenda die echt geïntegreerd is in je dagelijkse praktijk.
Instellen van consultatiedoelen en tijdslots op Keldoc
De eerste reflex na het aanmaken van het account is het configureren van de consultatiedoelen. Elk doel komt overeen met een type afspraak (klassiek consult, opvolging, spoed, teleconsultatie) waaraan je een specifieke duur toekent. Een slecht afgesteld doel verstoort je hele wekelijkse planning.
Zie ook : Praktische gids voor het eenvoudig inloggen op de professionele La Poste e-mail
We raden aan om aparte doelen te creëren voor nieuwe patiënten en bekende patiënten. De toegewezen duur verschilt, en deze scheiding voorkomt te korte tijdslots die een kettingreactie van vertragingen veroorzaken. Keldoc maakt het ook mogelijk om bepaalde doelen te beperken tot afspraken via de telefoon, wat de controle houdt over lange of gevoelige consultaties.
De configuratie van de tijdslots werkt met terugkerende blokken. Je definieert je beschikbaarheid per halve dag, dag voor dag. Elk blok kan worden gekoppeld aan een of meerdere doelen. Een vaak verwaarloosd punt: de tijdslots voor spoedafspraken moeten afzonderlijk worden ingesteld om niet te worden opgenomen in de reguliere online afspraakplanning.
Ook interessant : Praktische gids voor het bestellen van uw kleding bij La Poste 2026 als nieuwe agent
Om elke stap van de initiële configuratie te verdiepen, is het nuttig om mijn Keldoc-account te beheren met Bien et Vous voordat je verdergaat met de geavanceerde instellingen van de agenda.
Keldoc-account en compatibiliteit met de Ségur du numérique
Concurrenten beschrijven Keldoc als een eenvoudig afspraakensysteem. In de praktijk maakt het platform deel uit van een breder ecosysteem dat verband houdt met de Ségur du numérique in de gezondheidszorg. Als je praktijksoftware gecertificeerd is door Ségur, bepaalt de consistentie tussen je Keldoc-agenda en je beroepshulpmiddelen de soepelheid van het patiëntenpad.
Bij het instellen van je account, controleer drie technische punten:
- De compatibiliteit van Keldoc met je praktijkbeheersoftware (tweezijdige synchronisatie van afspraken, import van patiëntendossiers)
- De verbinding met Mon Espace Santé en MSSanté voor de veilige overdracht van documenten aan de patiënt na het consult
- De conformiteit van je persoonlijke gegevensinstellingen met de HDS-eisen (gezondheidsgegevenshosting) die Keldoc aan de serverzijde toepast
Deze controle duurt enkele minuten, maar voorkomt inconsistenties tussen de online agenda en de beroepssoftware. Een afspraak die op Keldoc is gemaakt en niet in je praktijksoftware verschijnt, creëert duplicaten of vergeten afspraken.
Beheer van SMS-herinneringen en patiëntmeldingen op Keldoc
Het herinneringssysteem is een van de meest effectieve middelen tegen niet nagekomen afspraken. Keldoc verstuurt herinneringen via SMS en e-mail, maar hun activatie en personalisatie gebeuren in de instellingen van het professionele account.
Je kunt de SMS-herinneringen en e-mailherinneringen onafhankelijk in- of uitschakelen. We merken op dat SMS het kanaal is met het hoogste leespercentage voor patiënten. Het uitschakelen van alleen de e-mail vormt geen probleem, maar het verwijderen van de SMS verhoogt aanzienlijk het afwezigheidspercentage.
Voorafgaand consultatievragenlijst
Keldoc biedt een voorafgaand consultatievragenlijst die automatisch naar de patiënt wordt gestuurd na het maken van een afspraak. Dit formulier, dat vanuit je ruimte kan worden ingesteld, stelt je in staat om nuttige informatie te verzamelen vóór het consult (gedetailleerde reden, voorgeschiedenis, documenten om mee te nemen).
De vragenlijst vermindert de administratieve tijd aan het begin van het consult en structureert de reden van het bezoek. De configuratie bevindt zich in de sectie “Patiëntcommunicatie” van de professionele ruimte.
Afwezigheden, verlof en vervangers in de Keldoc-agenda
Het beheer van afwezigheden op Keldoc gaat verder dan alleen het blokkeren van tijdslots. Wanneer je een afwezigheid aanmaakt, biedt het platform aan om automatisch de patiënten die al op de betrokken tijdslots staan, te informeren. Drie acties zijn mogelijk op een geregistreerde afwezigheid: deze verplaatsen, annuleren of de wijzigingsgeschiedenis bekijken.
Voor vervangingen maakt Keldoc het mogelijk om tijdelijk je agenda aan een collega toe te wijzen. De vervanger heeft toegang tot de tijdslots en patiëntendossiers gedurende de gedefinieerde periode, zonder dat je permanente instellingen worden gewijzigd. Elke actie op een afwezigheid of vervanging wordt geregistreerd in een raadpleegbare geschiedenis.
Multi-site beheer voor zorginstellingen
Beoefenaars die in meerdere structuren werken (vrije praktijk, kliniek, ziekenhuis) kunnen hun Keldoc-account aan meerdere instellingen koppelen. Elke locatie heeft zijn eigen tijdslots en doelen. De patiënt ziet de beschikbaarheid per locatie, wat verwarring over de locatie voorkomt.
Beveiliging van het account en gezondheidsgegevens op het Keldoc-platform
De beveiliging van het account is gebaseerd op klassieke mechanismen, maar de configuratie verdient aandacht. Het wachtwoord moet voldoen aan de aanbevelingen van de CNIL voor accounts die toegang geven tot persoonsgebonden gezondheidsgegevens. We raden aan om de tweefactorauthenticatie te activeren als de optie beschikbaar is in je ruimte.
Wat betreft de patiënt worden de gegevens die tijdens het maken van een afspraak worden verzameld (naam, reden, contactgegevens) gehost bij een HDS-gecertificeerde aanbieder. De beoefenaar blijft verantwoordelijk voor de verwerking in de zin van de GDPR. Controleer of je openbare profiel op Keldoc geen verouderde informatie bevat (adres, specialiteit, overeenkomst), omdat deze gegevens de vindbaarheid van je profiel in de zoekmachine van het platform beïnvloeden.
Een goed ingesteld Keldoc-account vanaf het begin beperkt latere aanpassingen en planningsfouten. De meeste storingen die we constateren, komen voort uit slecht gedefinieerde consultatiedoelen of per ongeluk gedeactiveerde SMS-herinneringen. Neem de tijd om elke sectie van de instellingen door te nemen voordat je je agenda opent voor online afspraken.