La création d’un compte Keldoc ne pose pas de difficulté technique, mais sa configuration optimale demande de maîtriser quelques paramètres que la plupart des guides survolent. Nous détaillons ici les réglages qui font la différence entre un agenda fonctionnel et un agenda réellement intégré à votre pratique quotidienne.
Paramétrage des motifs de consultation et créneaux sur Keldoc
Le premier réflexe après la création du compte consiste à configurer les motifs de consultation. Chaque motif correspond à un type de rendez-vous (consultation classique, suivi, urgence, téléconsultation) auquel vous attribuez une durée spécifique. Un motif mal calibré désorganise l’ensemble de votre planning hebdomadaire.
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Nous recommandons de créer des motifs distincts pour les nouveaux patients et les patients connus. La durée allouée diffère, et cette séparation évite les créneaux trop courts qui génèrent du retard en cascade. Keldoc permet aussi de restreindre certains motifs à la prise de rendez-vous par téléphone, ce qui garde la main sur les consultations longues ou sensibles.
La configuration des créneaux horaires fonctionne par plages récurrentes. Vous définissez vos disponibilités par demi-journée, jour par jour. Chaque plage peut être associée à un ou plusieurs motifs. Un point souvent négligé : les créneaux réservés aux urgences doivent être paramétrés séparément pour ne pas être absorbés par la prise de rendez-vous en ligne classique.
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Pour approfondir chaque étape de la configuration initiale, il est utile de gérer mon compte Keldoc avec Bien et Vous avant de passer aux réglages avancés de l’agenda.
Compte Keldoc et compatibilité avec le Ségur du numérique
Les articles concurrents présentent Keldoc comme un simple outil de prise de rendez-vous. En pratique, la plateforme s’inscrit dans un écosystème plus large lié au Ségur du numérique en santé. Si votre logiciel de cabinet est labellisé Ségur, la cohérence entre votre agenda Keldoc et vos outils métier conditionne la fluidité du parcours patient.
Lors du paramétrage de votre compte, vérifiez trois points techniques :
- La compatibilité de Keldoc avec votre logiciel de gestion de cabinet (synchronisation bidirectionnelle des rendez-vous, import des fiches patient)
- La connexion avec Mon Espace Santé et MSSanté pour la transmission sécurisée de documents au patient après consultation
- La conformité de vos paramètres de données personnelles avec les exigences HDS (hébergement de données de santé) que Keldoc applique côté serveur
Cette vérification prend quelques minutes mais évite des incohérences entre l’agenda en ligne et le logiciel métier. Un rendez-vous pris sur Keldoc qui n’apparaît pas dans votre logiciel de cabinet crée des doublons ou des oublis.
Gestion des rappels SMS et notifications patient sur Keldoc
Le système de rappels constitue l’un des leviers les plus efficaces contre les rendez-vous non honorés. Keldoc envoie des rappels par SMS et par e-mail, mais leur activation et leur personnalisation se font dans les paramètres du compte professionnel.
Vous pouvez activer ou désactiver indépendamment les rappels SMS et les rappels e-mail. Nous observons que le SMS reste le canal avec le meilleur taux de lecture pour les patients. La désactivation de l’e-mail seul ne pose pas de problème, mais supprimer le SMS augmente sensiblement le taux d’absence.
Questionnaire de pré-consultation
Keldoc propose un questionnaire de pré-consultation envoyé automatiquement au patient après la prise de rendez-vous. Ce formulaire, paramétrable depuis votre espace, permet de collecter les informations utiles avant la consultation (motif détaillé, antécédents, documents à apporter).
Le questionnaire réduit le temps administratif en début de consultation et structure le motif de visite. Sa configuration se trouve dans la section « Communication patient » de l’espace professionnel.
Absences, congés et remplaçants dans l’agenda Keldoc
La gestion des absences sur Keldoc dépasse le simple blocage de créneaux. Lorsque vous créez une absence, la plateforme propose de notifier automatiquement les patients déjà inscrits sur les créneaux concernés. Trois actions sont possibles sur une absence enregistrée : la déplacer, l’annuler ou consulter l’historique des modifications.
Pour les remplacements, Keldoc permet d’attribuer temporairement votre agenda à un confrère. Le remplaçant accède aux créneaux et aux fiches patient pendant la période définie, sans modification de vos paramètres permanents. Chaque action sur une absence ou un remplacement est tracée dans un historique consultable.
Gestion multi-sites pour les établissements de santé
Les praticiens exerçant dans plusieurs structures (cabinet libéral, clinique, hôpital) peuvent rattacher leur compte Keldoc à plusieurs établissements. Chaque lieu dispose de ses propres plages horaires et motifs. Le patient voit les disponibilités par site, ce qui évite les confusions de localisation.
Sécurité du compte et données de santé sur la plateforme Keldoc
La sécurité du compte repose sur des mécanismes classiques mais dont la configuration mérite attention. Le mot de passe doit respecter les recommandations de la CNIL pour les comptes donnant accès à des données de santé à caractère personnel. Nous recommandons d’activer la vérification en deux étapes si l’option est disponible dans votre espace.
Côté patient, les données collectées lors de la prise de rendez-vous (nom, motif, coordonnées) sont hébergées chez un prestataire certifié HDS. Le praticien reste responsable du traitement au sens du RGPD. Vérifiez que votre fiche publique sur Keldoc ne contient pas d’informations obsolètes (adresse, spécialité, conventionnement), car ces données influencent le référencement de votre profil dans le moteur de recherche de la plateforme.
Un compte Keldoc bien paramétré dès le départ limite les ajustements ultérieurs et les erreurs de planning. La majorité des dysfonctionnements que nous constatons proviennent de motifs de consultation mal définis ou de rappels SMS désactivés par inadvertance. Prenez le temps de parcourir chaque section des paramètres avant d’ouvrir votre agenda à la prise de rendez-vous en ligne.