La creación de una cuenta Keldoc no presenta dificultades técnicas, pero su configuración óptima requiere dominar algunos parámetros que la mayoría de las guías pasan por alto. Aquí detallamos los ajustes que marcan la diferencia entre una agenda funcional y una agenda realmente integrada en su práctica diaria.
Configuración de los motivos de consulta y franjas en Keldoc
El primer reflejo después de crear la cuenta consiste en configurar los motivos de consulta. Cada motivo corresponde a un tipo de cita (consulta clásica, seguimiento, urgencia, teleconsulta) al que se le asigna una duración específica. Un motivo mal calibrado desorganiza todo su planning semanal.
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Recomendamos crear motivos distintos para los nuevos pacientes y los pacientes conocidos. La duración asignada difiere, y esta separación evita franjas demasiado cortas que generan retrasos en cascada. Keldoc también permite restringir ciertos motivos a la toma de citas por teléfono, lo que mantiene el control sobre las consultas largas o sensibles.
La configuración de las franjas horarias funciona por bloques recurrentes. Define tus disponibilidades por medio día, día a día. Cada bloque puede estar asociado a uno o varios motivos. Un punto a menudo descuidado: las franjas reservadas para urgencias deben configurarse por separado para no ser absorbidas por la toma de citas en línea clásica.
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Para profundizar en cada paso de la configuración inicial, es útil gestionar mi cuenta Keldoc con Bien et Vous antes de pasar a los ajustes avanzados de la agenda.
Cuenta Keldoc y compatibilidad con el Ségur del numérique
Los artículos competidores presentan Keldoc como una simple herramienta de toma de citas. En la práctica, la plataforma se inscribe en un ecosistema más amplio relacionado con el Ségur del numérique en santé. Si tu software de consulta está etiquetado Ségur, la coherencia entre tu agenda Keldoc y tus herramientas profesionales condiciona la fluidez del recorrido del paciente.
Al configurar tu cuenta, verifica tres puntos técnicos:
- La compatibilidad de Keldoc con tu software de gestión de consulta (sincronización bidireccional de citas, importación de fichas de paciente)
- La conexión con Mon Espace Santé y MSSanté para la transmisión segura de documentos al paciente después de la consulta
- La conformidad de tus parámetros de datos personales con los requisitos HDS (alojamiento de datos de salud) que Keldoc aplica del lado del servidor
Esta verificación toma unos minutos pero evita incoherencias entre la agenda en línea y el software profesional. Una cita tomada en Keldoc que no aparece en tu software de consulta crea duplicados u olvidos.
Gestión de recordatorios SMS y notificaciones al paciente en Keldoc
El sistema de recordatorios es uno de los mecanismos más efectivos contra las citas no atendidas. Keldoc envía recordatorios por SMS y por correo electrónico, pero su activación y personalización se realizan en los parámetros de la cuenta profesional.
Puedes activar o desactivar independientemente los recordatorios SMS y los recordatorios por correo electrónico. Observamos que el SMS sigue siendo el canal con la mejor tasa de lectura para los pacientes. La desactivación del correo electrónico solo no presenta problemas, pero eliminar el SMS aumenta significativamente la tasa de ausencias.
Cuestionario de pre-consulta
Keldoc ofrece un cuestionario de pre-consulta que se envía automáticamente al paciente después de la toma de cita. Este formulario, configurable desde tu espacio, permite recopilar la información útil antes de la consulta (motivo detallado, antecedentes, documentos a aportar).
El cuestionario reduce el tiempo administrativo al inicio de la consulta y estructura el motivo de la visita. Su configuración se encuentra en la sección “Comunicación paciente” del espacio profesional.
Ausencias, vacaciones y sustitutos en la agenda Keldoc
La gestión de ausencias en Keldoc va más allá del simple bloqueo de franjas. Cuando creas una ausencia, la plataforma ofrece notificar automáticamente a los pacientes ya inscritos en las franjas afectadas. Tres acciones son posibles sobre una ausencia registrada: moverla, cancelarla o consultar el historial de modificaciones.
Para los sustitutos, Keldoc permite asignar temporalmente tu agenda a un colega. El sustituto accede a las franjas y a las fichas de paciente durante el período definido, sin modificar tus parámetros permanentes. Cada acción sobre una ausencia o un sustituto se rastrea en un historial consultable.
Gestión multi-sitios para los establecimientos de salud
Los profesionales que ejercen en varias estructuras (consulta privada, clínica, hospital) pueden vincular su cuenta Keldoc a varios establecimientos. Cada lugar tiene sus propias franjas horarias y motivos. El paciente ve las disponibilidades por sitio, lo que evita confusiones de localización.
Seguridad de la cuenta y datos de salud en la plataforma Keldoc
La seguridad de la cuenta se basa en mecanismos clásicos, pero cuya configuración merece atención. La contraseña debe cumplir con las recomendaciones de la CNIL para las cuentas que dan acceso a datos de salud de carácter personal. Recomendamos activar la verificación en dos pasos si la opción está disponible en tu espacio.
Del lado del paciente, los datos recopilados durante la toma de cita (nombre, motivo, datos de contacto) están alojados en un proveedor certificado HDS. El profesional sigue siendo responsable del tratamiento en el sentido del RGPD. Verifica que tu ficha pública en Keldoc no contenga información obsoleta (dirección, especialidad, convenios), ya que estos datos influyen en el posicionamiento de tu perfil en el motor de búsqueda de la plataforma.
Una cuenta Keldoc bien configurada desde el principio limita los ajustes posteriores y los errores de planificación. La mayoría de los fallos que observamos provienen de motivos de consulta mal definidos o de recordatorios SMS desactivados por error. Tómate el tiempo para recorrer cada sección de los parámetros antes de abrir tu agenda a la toma de citas en línea.